L’une des meilleures manières de renforcer la cohésion entre collègues est d’organiser une soirée d’entreprise. C’est le lieu aussi de célébrer les réussites ou de fidéliser les clients. Mais sa planification peut être intimidante si c’est votre première fois. Nous vous proposons ici quelques astuces pour faire bonne figure auprès de vos convives.
Définir les objectifs de la soirée et définir le budget
Avant toute organisation, vous devez réfléchir au but de la soirée. Une célébration de fin d’année, un lancement de produit ou une soirée de team-building ? Le but des évènements et soirées influence le reste des aspects comme l’ambiance, les activités, ou encore le lieu.
En ce qui concerne le budget, il vous permet d’allouer les fonds en fonction des dépenses. Il vous faut aussi insérer une marge pour les imprévus, parce que les petites dépenses ont tendance à vite s’accumuler.
Choisir le lieu et la date avec attention
Le choix de la date permet de maximiser la participation des invités. Il faut idéalement éviter les vacances ou les dates coïncidant avec d’autres évènements d’entreprise. Après la date, il faut trouver le lieu qui va avec la taille du groupe et à l’ambiance. Pour une soirée d’entreprise, il faut penser à un hôtel, un restaurant ou un espace de coworking.
Faire une bonne communication interne
Lorsque les informations de base sont connues, vous devez les communiquer efficaces aux participants. Sur l’invitation, mettez les détails du thème, de l’heure et du lieu. Vérifiez que tout le monde a reçu la bonne information. À l’approche de la date, utilisez des rappels pour maximiser les participations.
Prévoir les animations et activités adaptées
Une bonne soirée est celle où tout le monde passe un excellent moment. Proposez des animations variées pour ne pas faire retomber l’ambiance. Il est important que les activités choisies soient adaptées au public, qu’il s’agit de jeux d’équipe, de quizz ou autre.
Bien choisir la restauration
Avec un bon repas, vous pouvez marquer les esprits. En ce qui concerne les soirées d’entreprise, choisissez des options variées qui conviennent à tous les goûts et régimes alimentaires. Pour les diners, il est coutume de permettre à chacun de se servir à son rythme.
Penser aux détails et recevoir des retours
Les petits détails logistiques permettent de réussir votre évènement. Il s’agit des besoins matériels et du confort du lieu. Lorsque la soirée sera finie, prenez les retours chez les participants. Cela vous permettra de savoir ce qui a fonctionné et ce qui pourra être amélioré.